Caracteristicas principales
Alumnado
El programa permite gestionar de manera completa toda la información relacionada con los alumnos, incluyendo:
- Datos personales: Información detallada del niño, varias direcciones, teléfonos de contacto de padres, abuelos y otros familiares.
- Control administrativo: Registro de mensualidades, enseñanza, comedor, material escolar, seguros, subvenciones, cheques bebé o tickets guardería, así como otros conceptos extraescolares.
- Identificación visual: La ficha del alumno puede incluir fotografías del propio niño, de sus padres y familiares autorizados, facilitando la identificación segura de quienes pueden recogerlo.
- Domiciliación bancaria: Permite introducir los datos bancarios de los padres para gestionar los pagos mediante el sistema SEPA.
- Información médica: Espacios específicos para registrar alergias, vacunaciones, enfermedades y cualquier otra información de salud relevante.
- Clasificación flexible: Posibilidad de crear grupos de niños según aulas, edades, sexo, entre otros criterios.
- Datos laborales de los padres: Registro de la empresa en la que trabajan, teléfonos de contacto y otros detalles profesionales.
- Gestión documental: Posibilidad de adjuntar documentos directamente a la ficha del alumno para un acceso rápido y organizado.
Personal del centro
La aplicación también incluye un apartado específico para la gestión del personal del centro.
Permite registrar información detallada de cada empleado, incluyendo:
- Datos personales: Nombre, dirección, teléfono y otros datos de contacto.
- Formación y titulación: Registro de la cualificación académica y profesional de cada miembro del equipo.
- Gestión salarial: Posibilidad de introducir el importe de la nómina y otros datos administrativos relacionados con la remuneración.
Esta funcionalidad facilita la organización y el control del personal, permitiendo un acceso rápido y estructurado a la información de cada trabajador.
Conceptos variables
La aplicación dispone de un fichero de conceptos que permite al usuario gestionar y facturar diversos servicios adicionales.
Estos conceptos pueden añadirse a los conceptos fijos ya establecidos en la ficha del niño, como mensualidad, comedor, seguro, enseñanza o material escolar, facilitando una facturación flexible y adaptada a las necesidades del centro.
Esta funcionalidad optimiza la gestión administrativa, permitiendo incluir fácilmente conceptos personalizados en las facturas y asegurando un control detallado de los servicios prestados.
Inscripciones – Lista de espera
El programa dispone de un apartado específico para la gestión de listas de espera, permitiendo al usuario registrar a los niños que solicitan plaza en el centro.
Esta funcionalidad facilita la organización del proceso de admisión, permitiendo una inscripción definitiva ágil y eficiente una vez que se confirme la disponibilidad de plazas.
Aulas
El programa permite crear y gestionar grupos de niños según diversos criterios, como edad, aula, nivel educativo o cualquier otro parámetro definido por el usuario.
Esta funcionalidad facilita la organización del centro, optimizando la asignación de alumnos a cada grupo y mejorando la gestión académica y administrativa.
Curso escolar, centros
La aplicación permite al usuario gestionar múltiples cursos escolares y centros, ofreciendo flexibilidad para administrar distintas sedes o periodos académicos de manera independiente.
Esta funcionalidad facilita la organización y el seguimiento de la evolución de los alumnos y la planificación administrativa a lo largo del tiempo.
Modelo 233
Gestión, creación y presentación del Modelo 233 para la AEAT, de obligado cumplimiento para los centros de educación infantil.
Esta declaración informativa debe presentarse anualmente en el mes de enero, con la información correspondiente al año anterior. La presentación se realiza de forma electrónica a través de Internet, utilizando un certificado electrónico o DNIe. En el caso de obligados tributarios personas físicas, también es posible utilizar el sistema Cl@ve.
Dado que la normativa fiscal puede evolucionar, es probable que futuras versiones del programa deban adaptarse a nuevos requisitos, modelos o cambios normativos que puedan afectar la preparación, gestión y presentación del Modelo 233.
Certificados AEAT
«Ers Guardería» permite al usuario generar, imprimir y enviar por correo electrónico a los padres un certificado para la declaración de la renta.
Esta funcionalidad facilita la gestión documental del centro y agiliza el proceso para las familias, asegurando una entrega rápida y eficiente del certificado necesario para la declaración fiscal.
Previsión de facturación
Módulo de simulación de ingresos
Este módulo permite realizar una simulación de ingresos en función del número de alumnos del centro, proporcionando una visión real y precisa de los diferentes apartados financieros. Incluye cálculos detallados sobre mensualidades, enseñanza, comedor, subvenciones, cheques bebé, material escolar y otros conceptos.
Además, diferencia entre las distintas formas de pago, ya sea en efectivo o domiciliado, facilitando así una planificación financiera más precisa y efectiva para la gestión del centro.
Impresión, envió de facturas por correo electrónico.
Este módulo permite la impresión de facturas, la generación de archivos electrónicos en formato PDF y el envío automático de facturas por correo electrónico a los clientes.
Esta funcionalidad agiliza el proceso de facturación, optimiza la comunicación con las familias y facilita el almacenamiento y gestión documental de los comprobantes de pago.
Libro registro de facturas emitidas
Registro de compras y gastos
El programa incluye un libro registro donde el usuario puede anotar y gestionar todas las facturas recibidas. Esta funcionalidad facilita el control de los gastos del centro, permitiendo un seguimiento detallado de las compras y optimizando la gestión financiera.
Movimientos de caja
Sistema automatizado de control de caja
El programa cuenta con un sistema automatizado que permite registrar y gestionar las entradas de efectivo y otros medios de pago, así como las salidas de dinero. Toda la actividad quedará reflejada en un informe diario de caja, proporcionando un control preciso y detallado de los movimientos financieros del centro.
Domiciliaciones SEPA
Generación automática de recibos con norma SEPA
«Ers Guardería» permite la generación automática de los recibos de los alumnos, facilitando el uso de la norma SEPA para la domiciliación de pagos.
El proceso es muy sencillo: el usuario selecciona los recibos que desea incluir en una remesa, los marca y el sistema genera un fichero en el formato adecuado. Este archivo puede ser incorporado directamente en el software de banca electrónica, agilizando la gestión de cobros y optimizando el control financiero del centro.
Informes y modelos predefinidos
Sistema avanzado de informes y personalización de formatos
La aplicación cuenta con un completo sistema de informes que permite visualizar, analizar y relacionar la información registrada en la ficha de los niños y en los distintos apartados del programa.
El usuario puede configurar los formatos de impresión según sus necesidades, incluyendo recibos, facturas, listados de alumnos, grupos de niños, asistencia, comidas, pañales, etiquetas postales, cartas personalizadas y mucho más.
Además, dispone de múltiples plantillas predefinidas y distintos modelos de informes, facilitando una gestión eficiente y adaptada a las necesidades específicas del centro.
